11.4 議事メモ — 誰が、いつまでに — Epoché
この課でできるようになること ★ 三つの欄 で議事メモを組める。 ★ 誰が・いつまでに を落とさず書ける。 ★ 決まらなかったことを書く ことができる。 ★ その日のうちに出す 意味が分かる。 前提 : 11.3 まで。作は 10.16 まで。 場面 ★ 一時間の会議が終わりました。 ★ 五人が出て、三つの議題を話しました。 ★ あなたが議事メモを書きます。 ★ 何を書くか。 話した順に書くと 決まった順に書くと ★ 読むのに一時間かかる ★ 読むのに一分 ★ 決まったことが埋もれる ★ 決まったことが先頭 ★ 出なかった人に伝わらない ★ 出なかった人にも伝わる ★ 三つめが、議事メモのいちばんの目当て です。★ 会議に出た人は、だいたい覚えています。 ★ メモは、 出なかった人と、三か月後の自分 のために書きます。 語彙 議事メモに使う言い方を、三つの欄に分けて置きます。★ どれも池から取りました。 英文 日本語訳 決まったこと We agreed to leave soon. [1] 私たちはまもなく出発することに意見が一致した。 ★ 合意した、と書く We decided to put off the meeting until next Sunday. [2] 私達は会合を次の日曜まで延期することに決めた。 ★ 先送りも「決まったこと」 We agreed to the plan. [3] 私たちはその計画に賛成した。 計画に賛成した、と書く ★ 二つめに注目してください。 ★ 「次の日曜まで延期することに決めた」 ——★ 先送りも、 決まったこと です。 ★ 「決まらなかった」と「先送りに決めた」は別 です。★ 後者は、 いつまた話すか が決まっています。 英文 日本語訳 やること — 誰が・いつまでに Do it by the end of this week. [4] 今週末までにはやりなさいよ。 ★ いつまでに を書く I need to know your answer by Friday. [5] 金曜日までに回答が必要です。 ★ 誰が何を要るか を書く I'll come as soon as possible. [6] 出来るだけ早く参ります。 ★ 自分がやる、と書く ★ この欄がいちばん大事です。 ★ そして、いちばん抜けます。 ★ 抜けるのは、 誰が のほう です——★ 「確認する」とだけ書くと、誰も確認しません。 英文 日本語訳 持ち越し — 決まらなかったこと It was not clear whether they had accomplished it or not. [7] 彼らがそれを成し遂げたのかどうかは明らかではなかった。 ★ はっきりしなかった、と書く Let me think about it. [8] 考えさせて下さい。 ★ 持ち帰った、と書く If there is a problem, please let me know. [9] 問題がある場合はお知らせください。 問題があれば知らせる、と添える ★ 一つめは、 結論が出なかった ことをそのまま書く形 です。★ 9.12 論編 で「限界を書く」と置いたのと、同じ構え です。 日本の商慣習との差 ★「誰が」を、かならず書く ★ 日本語の議事メモでは、主語が落ちることがあります ——★ 「次回までに確認」。 ★ その場にいた人には分かります。 ★ けれども、 三か月後には誰も分かりません 。 どう書くか 何が起きるか ★ 「確認する」 ★ 誰もしない ★ 「担当が確認する」 ★ 担当が誰か分からない ★ 名前を書く ★ その人がやる ★ 英語の議事メモでは、 名前・動詞・日付 の三つで一行にします。 ★ 3.35 型編 で「受動 II — 誰がしたかを消す」と置きました。 ★ 議事メモは、 受け身を使わないところ です ——★ 消してはいけないのが「誰が」だから です。 ★決まらなかったことを、書く ★ 決まらなかった議題を書かないメモがあります。 ★ 書くことが無いから です。 書かないと 書くと ★ 話さなかったように見える ★ 話して決まらなかったと分かる ★ 次の会議でまた一から ★ 続きから話せる ★ 何が足りないか分からない ★ 何が足りないかが残る ★ 三つめが要です。 ★ 「◯◯の数字が無いので決められなかった」と書いておくと、 次にやることが決まります 。 ★ 9.10 論編 で「問いのよさは、次に何をすればよいかが分かることで測れる」と置きました。 ★ 持ち越しの欄も同じです。 ★その日のうちに出す ★ 議事メモは、 早さが中身より大事 な数少ない文書 です。 いつ出すか 何が起きるか ★ その日のうち ★ 違っていたら直してもらえる ★ 翌日 ★ だいたい直らない ★ 次の会議の前 ★ メモが事実になる ★ 三つめが怖い。 ★ 誰も覚えていないので、 メモに書いてあることが決まったこと になります。 ★ だから、 短くてよいから早く出す 。 ★ 10.13 作編 で「要旨は四文」と置きました ——★ 議事メモも、三つの欄に三行ずつで足ります。 ★反対意見も、残す ★ 決まったことだけ書くと、 全員が賛成した ように見えます。 どう書くか あとで何が起きるか ★ 決定だけ書く ★ 反対した人が黙って従わない ★ 反対意見も一行書く ★ 反対した人も決定を守る ★ 二つめが不思議に見えますが、本当です。 ★ 自分の意見が 記録に残った 人は、決定に従いやすくなります。 ★ 10.15 作編 で「つぶしきれない反論は残したまま書く」と置きました。 ★ 会議でも同じです ——★ 残すことが、 次に効きます 。 やってみる ★ 三つの欄を作る 。最近出た会議を一つ思い出し、 決まったこと／やること／持ち越し の三つに分けて書く。 ★ 「やること」に名前と日付を入れる 。★ 名前の無い行、日付の無い行が残っていないか確かめる。 ★ 英語で書くこと。 ★ 持ち越しに、理由を書く 。 なぜ決まらなかったか を一行ずつ添える。 ★ 語数を数える 。★ 二百語を超えたら、話した経緯を書いています。 ★ 削ってください。 動画で見る この課の内容に近い解説動画です。押すと再生されます（再生は YouTube に接続します）。「画面に固定して見る」を押すと、本文を読みながら見られます。 Setting an agenda – 20 – English at Work sets the meeting agenda BBC Learning English (3:39, 2016) 全編。11.4 は議題を「誰が・いつまでに」の形に落とすところを見る。型編 3.53 と同じ回 練習 「語彙」の九文を 続けて音読 する。3 周する。3 周目は音声に重ねて シャドーイング する。 ★ We agreed to leave soon. [1] を そらで言えるまで 音読する。★ 「合意した」と書く形です。 ★ We decided to put off the meeting until next Sunday. [2] を そらで言えるまで 音読する。★ 先送りも、決まったことです。 この課のまとめ ★ 議事メモは、出なかった人と三か月後の自分のために書く。 出た人は、だいたい覚えている。 ★ 話した順ではなく、決まった順に書く。 ★ 三つの欄 ——決まったこと／やること／持ち越し。 ★ 「やること」は、名前・動詞・日付の三つで一行にする。 議事メモは、受け身を使わないところ——消してはいけないのが「誰が」だから。 ★ 「決まらなかった」と「先送りに決めた」は別。 後者は、いつまた話すかが決まっている。 ★ 決まらなかった理由を書くと、次にやることが決まる。 ★ 短くてよいから、その日のうちに出す。 遅れると、誰も覚えていないのでメモに書いてあることが決まったことになる。 ★ 反対意見も一行残す。 自分の意見が記録に残った人は、決定に従いやすくなる。 次の課へ 次の課は 11.5 、 条件を交渉する です。★ ここまでは、決まったことを扱ってきました。 ★ 次は、 まだ決まっていないこと を動かします。 答え 「やってみる」の四つの答えです。 ★ 三つに分けたとき。 ★ 「決まったこと」が思ったより少ない はずです。 ★ 一時間の会議で、決まるのは二つか三つ です。★ それでよいのです ——★ メモが短いのは、書き手のせいではありません。 ★ 名前と日付が入ったか。 ★ 入れてみると、 自分の名前ばかり になることがあります。 ★ それは、 会議でほかの人が引き受けなかった ということ です——★ メモを書くと、それが見えます。 ★ 理由が書けたか。 ★ 「時間切れ」が多いはずです。 ★ それも理由です。 ★ 書いておくと、 次の会議で先に扱う 根拠になります。 ★ 二百語を超えたか。 ★ 超えたなら、 「誰が何と言ったか」 を書いています。 ★ それは議事録（ transcript ）であって、議事メモではありません。 ★ 両方要るなら、別の文書にします。 参考文献 Tatoeba 文 #248303（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/248303 Tatoeba 文 #28976（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/28976 Tatoeba 文 #248083（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/248083 Tatoeba 文 #11188057（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/11188057 Tatoeba 文 #18468（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/18468 Tatoeba 文 #1224407（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/1224407 Tatoeba 文 #304941（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/304941 Tatoeba 文 #869514（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/869514 Tatoeba 文 #9149398（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/9149398