9.1 A formal e-mail — Epoché
What you will be able to write A formal e-mail of about 180 words to an institution or a person you do not know: a school, a landlord, an administration. The fixed frame of a French formal e-mail: the subject line, the greeting Madame, Monsieur, and one of four closing formulas, from Cordialement to Je vous prie d'agréer … . Polite requests in the conditional, and the set phrases that open, explain and close a request. A draft you can check with an AI assistant without letting it write the e-mail for you. Sentences from this lesson, before the explanation. Read the French aloud; all of them come back below. French English Je vous suis reconnaissant pour votre aide. [1] I am grateful to you for your help. N'hésitez pas à poser des questions, je vous prie. [2] Please feel free to ask questions. N'hésitez pas à demander, si vous avez besoin d'aide. [3] Don't hesitate to ask if you need help. Je vous serais reconnaissant d'accepter cette demande. [4] I would be grateful for your approval of this request. Je suis sûr que vous trouverez comment faire. [5] I'm sure you'll figure out how to do that. Ce sont les informations que vous avez demandées. [6] This is the information you requested. J'apprends également le français. [7] I'm also learning French. Avez-vous réussi vos examens ? [8] Did you pass your exams? Prerequisites : 8.2 and 6.18 — this lesson follows 8.2 Listening , and carries the formal telephone register of 6.18 Conversation into writing. You need the conditional of 4.15 Grammar and the connectors of 4.26 Grammar . French formal correspondence has a reputation for elaborate formulas, and it deserves it: a traditional letter ends with a long fixed sentence that says, in effect, yours sincerely . E-mails are simpler. Most of them use a short greeting and the closing Cordialement . But the frame is still fixed, and getting it wrong, a first name in the greeting, a missing vous , a closing that is too familiar, is the mistake a French reader notices first. This lesson gives the frame and the phrases inside it. Model An English-speaking student writes to a language school in Lyon. The e-mail was written for this lesson. Read it, then look at the plan. Objet : Demande d'informations sur le cours d'été Madame, Monsieur, Je vous écris pour vous demander des informations sur votre cours de français du mois de juillet. J'apprends le français depuis deux ans, et je voudrais passer un mois en France pour faire des progrès avant mes examens. Pourriez-vous me dire combien d'heures de cours il y a par semaine, et quel est le prix du cours ? Je voudrais aussi savoir s'il est possible de loger dans une famille pendant le séjour. Je vous serais reconnaissant de m'envoyer également le formulaire d'inscription. Vous trouverez ci-joint mon CV. Je vous remercie d'avance de votre réponse. Cordialement, James Taylor The plan Part What it does · in the model Subject line says what the e-mail is about in a few words, without a verb · Demande d'informations sur le cours d'été Greeting Madame, Monsieur, when you do not know who will read it; Madame, or Monsieur, to a known person, never with a first name Purpose one sentence that says why you write · Je vous écris pour … Context who you are, in one or two sentences Requests questions in the conditional · Pourriez-vous me dire … , Je voudrais savoir … Attachments Vous trouverez ci-joint … Thanks Je vous remercie d'avance de votre réponse. Closing one of the four formulas below, then your full name Notice that the line after the greeting begins with a capital letter in an e-mail, and that the greeting is followed by a comma. Notice also that the whole e-mail stays in vous , singular and polite, even though it may be read by several people. Four closings Closing When to use it Cordialement, the standard closing of a formal e-mail; always safe Bien cordialement, slightly warmer, to someone you have already written to Bien à vous, polite and personal, between colleagues Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. the traditional formula of a formal letter or an important e-mail to an administration The formulas in these tables were written for this lesson. The last one is long, but it is learned whole and never varied much; the greeting inside it must repeat the greeting at the top. For an ordinary e-mail, Cordialement is enough. Useful phrases Real sentences from the corpus that fit a formal e-mail. French English Je vous écris au nom de ma mère. [9] I am writing to you on behalf of my mother. Je fais suite à votre dernier courriel. [10] I'm following up on your last e-mail. Pourriez-vous me donner quelques conseils ? [11] Could you give me some advice? Pourriez-vous me dire comment le faire ? [12] Could you please tell me how to do this? Veuillez trouver ci-joint les informations que vous avez demandées. [13] Please find attached the information you requested. Je vous remercie de votre aide. [14] I thank you for your assistance. Merci d'avance. [15] Thank you in advance. N'hésitez pas à poser des questions. [16] Don't hesitate to ask questions. Merci de votre réponse. [17] Thank you for your answer! Je fais suite à votre dernier courriel answers a message you have received. Veuillez trouver ci-joint is a more formal version of vous trouverez ci-joint , with veuillez from 3.14 Conjugation . Merci d'avance is the short, slightly less formal form of the thanks in the model. Avoid J'attends votre réponse : it sounds impatient. Practice Read and translate. Read them aloud, then translate each into English: Je voulais vous dire merci pour toute votre aide. [18] / Si vous avez besoin d'aide, veuillez juste me le faire savoir. [19] / Combien d'heures avez-vous travaillé cette semaine ? [20] / Pourriez-vous envoyer quelqu'un pour faire le lit ? [21] / Combien d'argent avez-vous dépensé pour votre voiture ? [22] / Combien de livres avez-vous dans votre sac ? [23] / Combien avez-vous été payé pour dire cela ? [24] Into French. Say