9.5 A letter of complaint — Epoché
What you will be able to write A formal letter of complaint, une lettre de réclamation , of about 300 words, to a company or an administration. The soutenu register of 5.21 Vocabulary in writing: polite firmness, the conditional, and the formulas that make a demand without rudeness. The plan of a complaint: the facts with dates and references, the problem, the demand, the deadline, and the closing formula. A draft you can check with an AI assistant for register and politeness. Sentences from this lesson, before the explanation. Read the French aloud; all of them come back below. French English Alors, comment était donc cette réception ? [1] So, how was this reception? Puis-je prendre votre commande, s'il vous plaît ? [2] May I have your order, please? Je ne peux plus être à votre charge. [3] I can't depend on you anymore. Le programme commande que ce travail soit terminé pour le week-end. [4] The schedule dictates that this work be done by the weekend. Elle est bien payée. [5] She is well paid. Prerequisites : 9.4 — this lesson follows 9.4 Writing . It builds on the formal e-mail of 9.1 Writing , the registers of 5.21 Vocabulary , and the polite complaints of 6.14 Conversation . In France, a complaint that matters is made in writing. A telephone call is forgotten; a letter, especially one sent en recommandé avec accusé de réception , by registered post with a receipt, is proof that the company was informed on a given date. French complaint letters are formal and controlled: anger is expressed through precision and firmness, never through insults or capitals. A good letter of complaint is also a good exercise in the highest register of written French. Model A letter written for this lesson, shorter than the one you will write: yours will give more detail in each part of the plan. The writer bought a washing machine that arrived late and does not work. Objet : Réclamation – commande n° 45821 Madame, Monsieur, Le 3 mars, j'ai commandé sur votre site une machine à laver, pour un montant de 499 euros. La livraison était prévue pour le 10 mars. Elle n'a eu lieu que le 24 mars, soit avec deux semaines de retard. De plus, l'appareil est défectueux : dès la première utilisation, il s'est arrêté au milieu du programme et l'eau n'a pas été évacuée. J'ai contacté votre service client à deux reprises, le 25 et le 28 mars, mais je n'ai reçu aucune réponse. Je vous serais donc obligé de bien vouloir remplacer cet appareil ou, à défaut, me rembourser la somme payée. Je vous demande également de prendre en charge les frais de reprise. Sans réponse de votre part dans un délai de quinze jours, je me verrai contraint de saisir une association de consommateurs. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. Paul Martin The plan Part What it does · in the model Subject line The word Réclamation and a reference number Greeting Madame, Monsieur, as in 9.1 Writing The facts What, when, how much, with exact dates · Le 3 mars, j'ai commandé … The problem What went wrong, and what you have already done · l'appareil est défectueux , j'ai contacté votre service client à deux reprises The demand What you want, in the conditional of politeness · Je vous serais obligé de bien vouloir … The deadline What you will do if there is no answer · Sans réponse de votre part dans un délai de quinze jours, … Closing The full traditional formula, which suits a formal letter · Je vous prie d'agréer … Firm and polite. The demand is formal but clear: je vous serais obligé de bien vouloir , literally I would be obliged to you if you would kindly , is the standard formula, more insistent than the je vous serais reconnaissant of 9.1 Writing . The deadline is stated calmly, as a fact. Je me verrai contraint de , I shall be obliged to , presents the next step as the company's responsibility, not as a threat. Facts, not feelings. Words such as inacceptable may appear once, but the force of the letter comes from dates, amounts and steps already taken. The reader should be able to check every statement. Your rights. In France, a new product is covered by a legal guarantee of conformity, la garantie légale de conformité , for two years. A letter may mention it; the model leaves it out to keep the language simple. Useful sentences Corpus sentences for complaints. Some are spoken; the letter uses their formal equivalents. French English J'aimerais soumettre une réclamation. [6] I'd like to file a complaint. Cet appareil semble être défectueux. [7] This device appears to be defective. Votre livraison a été retardée. [8] Your delivery has been delayed. Je veux un remboursement. [9] I want a refund. C'est inacceptable. [10] That's unacceptable. Je ne sais pas comment le faire et je vous serais reconnaissant si vous pouviez m'aider. [11] I don't know how to do it and would be grateful if you could help me. In a letter, Je veux un remboursement becomes Je vous serais obligé de bien vouloir me rembourser , and C'est inacceptable is better replaced by facts. Practice Read and translate. Read them aloud, then translate each into English: L'amour ne peut être contraint. [12] / La crise aurait pu être prévue. [13] / Je veux envoyer ceci par courrier recommandé. [14] / Donnez-moi un exemple d'utilisation s'il vous plaît. [15] / Je m'y suis rendu à deux reprises. [16] / De la pluie est prévue dans la soirée. [17] / Je vais le garder pour une utilisation future. [18] Into French. Say these in French; every word has come up in the course: I've already done that twice today. / I applied for membership in the association. / I contacted my parents. / The company recalled the defective products. Your task Write a letter of complaint of about 300 words. Choose a situation: a train cancelled without information and a refund refused; a flat whose heating has not worked for three weeks despite your calls to the landlord, as in 6.9 Conversation ; or a course paid for and not delivered. Follow the plan: subject line, greeting, fac