11.7 メール II — 件名・一通一用件・催促の段 — Epoché
この課でできるようになること ★ 件名 で用件を決められる。 ★ 一通一用件 で書ける。 ★ 催促を三段 に分けられる。 ★ メールが記録である ことを踏まえて書ける。 前提 : 11.6 まで。作は 10.20 まで。論は 9.20 まで。 場面 ★ 二週間前に、見積もりを頼みました。 ★ 返事が来ません。 ★ 一通目は出しました。 ★ いま、二通目を書くところ です。 どう書くか 何が起きるか ★ 一通目と同じ文面を送る ★ また読み飛ばされる ★ 怒って書く ★ 相手が身構える ★ 事実だけを書く ★ 返事が来る ★ 三つめが効くのは、 相手にも言い分がある から です。★ 忘れている、上の承認が下りない、こちらのメールが届いていない ——★ どれもありえます。 ★ 事実だけを書けば、 相手はその言い分を書けます 。 ★ 怒って書くと、 言い訳から始めなければならなくなり 、返事が遅れます。 語彙 仕事のメールに使う言い方を、三つに分けて置きます。★ どれも池から取りました。 英文 日本語訳 用件を、先に立てる I am writing in relation to your complaint. [1] 私はあなたの苦情を言ったように書いています。 ★ 何についての用件か を第一文で名乗る Attached is a map to our office. [2] 当社への地図を添付します。 ★ 添付がある と知らせる I need your answer by the end of the day. [3] 今日中に君の返事が欲しい。 ★ 期限つきの用件 ★ 一文めの形を覚えてください。 ★ I am writing in relation to …… —— 〜の件でご連絡しています 。 ★ この一文があると、 読む人は最初の三秒で用件が分かります 。 ★ 9.16 論編 の序と同じ です——★ どの話の続きかを先に置きます。 英文 日本語訳 催促 — 三段 I haven't received a reply yet. [4] まだ、返事もらってないんだけど。 ★ 一段目 ——事実だけ We have not received a letter from him so far. [5] 今までのところ我々は彼から手紙を受け取っていない。 ★ 二段目 ——主語を組織にする You must do it by the end of this week. [6] 今週の終わりまでにやらなくては、いけません。 ★ 三段目 ——期限を切る（強い） ★ 三文を、 強さの順 に並べてあります。 ★ 一段目は 自分が受け取っていない という事実だけ です。 ★ 二段目で we になります ——★ 個人の話から 組織の話 に上がった合図 です。 ★ 三段目は強い です。★ You must は、 立場が上でなければ使えません 。★ 取引先には、ふつう 期限だけ を書きます ——★ by the end of this week の部分だけ。 英文 日本語訳 道を、残す Please let me know if that doesn't work. [7] うまく行かなかったら、言ってね。 ★ うまくいかないなら知らせて Please let me know if you need anything. [8] 何か必要なものがあればお知らせください。 ★ 要るものがあれば知らせて Could you come as soon as possible? [9] できるだけ早く、来てもらえますか？ ★ 問いの形で頼む ★ 催促のあとには、 必ずこれを置きます 。 ★ 一文めがいちばんよく効きます ——★ 「うまくいかないなら知らせてください」。 ★ 相手が 「できない」と言いやすくなる から です。★ できないと早く分かるのは、 こちらにとっても得 です。 日本の商慣習との差 ★件名で、用件が決まる ★ 日本語のメールは、 本文の冒頭に挨拶 があります ——★ 「お世話になっております」。 ★ 英語のメールには、 これに当たる行がありません 。 ★ 代わりに、 件名 が働きます。 どんな件名か 読む人はどうするか ★ ご連絡 ★ あとで読む ★ 見積もりの件 ★ その件の箱に入れる ★ 見積もり — 金曜までにご返答を ★ 今日中に開く ★ 件名に いつまでに何をするか を入れると、 開かれる順が変わります 。 ★ そして、 あとで探せます 。 ★ 半年後に「あの見積もりはいつ頼んだか」となったとき、 件名で検索します ——★ 「ご連絡」では出てきません。 ★一通一用件 ★ 日本語のメールでは、 二つ三つの用件を一通にまとめる ことがよくあります。 ★ 「ついでに」。 ★ 英語の仕事のメールでは、 分けます 。 ★ 理由は三つ です。 なぜ分けるか まとめるとどうなるか ★ 件名が一つしか付かない ★ 二つめが探せない ★ 返事が一つ来て終わる ★ 二つめが忘れられる ★ 転送する先が違う ★ 関係ない人に全部届く ★ 三つめが、 いちばん実害が出ます 。 ★ 値段の話と人事の話を一通に書くと、 転送できなくなります 。 ★ どうしてもまとめるときは、 番号を振ってください ——★ 返事も番号で返ってきます。 ★催促は、同じ強さで三回送らない ★ 同じ文面を三回送るのは、 いちばん効かないやり方 です。 ★ 三回とも読み飛ばされます ——★ 一通目を飛ばした理由がそのまま残っているから です。 何通目か 何を変えるか ★ 二通目 ★ 期限を入れる ★ 三通目 ★ 宛先を増やす ★ 四通目 ★ メールをやめて電話する ★ 二つめの「宛先を増やす」に注意してください。 ★ 相手の上司を入れるのは、 強い手 です ——★ 相手の面目が立たなくなります。 ★ 入れるなら、 本文で理由を書いてください ——★ 「期限が近いので、念のため○○さんにもお送りしています」。 ★ 黙って増やすのが、いちばん恨まれます。 ★ 三つめが大事です。 ★ メールで動かないものは、 何通書いても動きません 。 ★メールは、記録である ★ 11.4 商編 で「議事メモは三か月後の自分のために書く」と置きました。 ★ メールも同じ です——★ ただし、 相手の記録にもなります 。 どんな文か あとでどう働くか ★ 検討します ★ 約束したことになりうる ★ 今週中にご返答します ★ 約束 ★ いつご返答できるか、金曜までにお知らせします ★ 約束（守れる約束） ★ 三つめの形を覚えておいてください。 ★ 答えられないときは、 いつ答えられるかを答えます 。 ★ これは、 11.1 商編 で置いた「『分かりました』を分ける」の書面版 です——★ 受け取ったことと、やると約束することは別 です。 ★ そして、 書かないほうがよいもの もあります。 何を書かないか なぜか ★ 人の評価 ★ 転送される ★ 感情 ★ 残る ★ 確かめていない事実 ★ 出どころにされる（ 9.11 論編 ） やってみる ★ 件名を三通り書く 。いま出したいメールを一つ決め、★ 「ご連絡」型／用件だけ／用件＋期限 の三通りで書く。★ 英語で。 ★ 一通を二通に割る 。★ 二つの用件が入っているメール を探し、二通に分けて書き直す。★ 件名も二つ書く。 ★ 催促を三通書く 。同じ相手への一通目・二通目・三通目を、★ 強さを変えて 書く。★ 三通とも、最後に「道を残す」一文を置く。 ★ 自分の出したメールを一つ読み返す 。★ 「検討します」のような 約束とも取れる文 が無いか 探す。★ あれば、「いつ答えるか」の形に書き直す。 動画で見る この課の内容に近い解説動画です。押すと再生されます（再生は YouTube に接続します）。「画面に固定して見る」を押すと、本文を読みながら見られます。 Writing an email – 18 – English at Work has the words for perfect emails BBC Learning English (4:04, 2016) 件名と書き出しの型。訳編 7.12 と同じ回だが、こちらは書く側で使う Work emails: Office English episode 1 BBC Learning English (12:58, 2024) 長い回。一通一用件・催促の段まで入っている 練習 「語彙」の九文を 続けて音読 する。3 周する。3 周目は音声に重ねて シャドーイング する。 ★ 催促の三文だけ を 強さの順に 音読する。★ 声の高さを一段ずつ下げて 読んでください。★ 強い催促ほど、声は低く静かに。 ★ Please let me know if that doesn't work. [7] を そらで言えるまで 音読する。★ 催促のあとに置く一文 です。 この課のまとめ ★ 件名で用件が決まる。 英語のメールには「お世話になっております」に当たる行が無い。件名がその代わりに働く。 ★ 件名に「いつまでに何を」を入れると、開かれる順が変わる。 そして、半年後に検索できる。 ★ 一通一用件。 まとめると、二つめが忘れられ、転送できなくなる。 ★ 催促は三段 ——事実だけ／期限を入れる／宛先を増やす。同じ文面を三回送るのが、いちばん効かない。 ★ 宛先を増やすときは、本文で理由を書く。 黙って増やすのが、いちばん恨まれる。 ★ メールで動かないものは、何通書いても動かない。 四通目は電話。 ★ 催促のあとには、必ず道を残す一文を置く。 相手が「できない」と言いやすくなる。早く分かるのはこちらの得。 ★ 答えられないときは、いつ答えられるかを答える。 ★ メールは相手の記録にもなる。 人の評価・感情・確かめていない事実は書かない。 次の課へ 次の課は 11.8 、 プレゼンの構成 です。★ 目的・要点三つ・結論 ——★ 9.13 論編 の「長い論の地図」を、 声でやる とどうなるか です。 答え 「やってみる」の四つの答えです。 ★ 三通り書いてみると、 三つめがいちばん書きにくい はずです。 ★ 期限を入れるには、 自分で期限を決めなければならない から です。★ 「なるべく早く」は期限ではありません ——★ 11.2 商編 で置いたとおり です。★ 決められないときは、 自分の側の都合 をたどってください ——★ いつまでに要るかは、必ずどこかで決まっています。 ★ 割ってみると、 二つめの用件がずっと小さい ことが多いです。 ★ 小さいから「ついでに」入れた のです。★ けれども、 小さい用件ほど忘れられます ——★ 大きい用件の返事で「返事をした」ことになってしまうから です。 ★ 三通書いてみると、 二通目と三通目が似てしまう ことがあります。 ★ 強さを上げたつもりで、 言葉を強くしただけ になっている からです。★ 強さを上げるのは、 言葉ではなく段取り です ——★ 期限、宛先、電話。 ★ 言葉はむしろ、 段が上がるほど静かにします 。 ★ 読み返してみると、 「確認します」 がいちばん多いはずです。 ★ これは、 誰が・いつまでに が抜けた約束 です（ 11.4 商編 ）。★ 相手は「やってくれる」と読み、こちらは「見ておく」と書いたつもり ——★ ここが食い違うと、 あとで両方が相手を責めます 。 参考文献 Tatoeba 文 #252819（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/252819 Tatoeba 文 #279965（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/279965 Tatoeba 文 #953535（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/953535 Tatoeba 文 #9729639（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/9729639 Tatoeba 文 #241888（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/241888 Tatoeba 文 #242090（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/242090 Tatoeba 文 #9608179（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/9608179 Tatoeba 文 #2846265（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/2846265 Tatoeba 文 #8815036（CC BY 2.0 FR）。https://tatoeba.org/en/sentences/show/8815036